Eine Rechnung kommt per Mail, ein Mitarbeiter tippt die Positionen ab, prüft sie gegen die Bestellung und trägt sie ins ERP-System ein. Genau diesen Schritt übernehmen heute kleine, aufgabenbezogene SaaS-Tools: Sie lesen die Rechnung, gleichen die Positionen automatisch ab und schreiben nur das geprüfte Ergebnis zurück ins bestehende System. Das ERP oder Verwaltungsprogramm bleibt dabei, wo es ist. Es wird zur Datenbasis und zum Ort, an dem am Ende alles landet, während die eigentliche Arbeit in einem separaten, auf die Aufgabe zugeschnittenen Werkzeug passiert.
Für Unternehmen, die IT einkaufen statt selbst zu betreiben, ist das eine andere Ausgangslage als noch vor wenigen Jahren. Damals hieß die Antwort auf fehlende Funktionen meist: neues System kaufen, Daten migrieren, Mitarbeiter umschulen. Heute reicht in vielen Fällen eine Schnittstelle.
Wie so ein Ablauf konkret aussieht
Ein typisches Szenario für ein aufgabenbezogenes Tool an einem bestehenden System:
- Ein Dokument, eine Anfrage oder ein Kundenkontakt trifft ein, per Mail, Formular oder Anruf.
- Ein kleines SaaS-Tool liest die relevanten Informationen aus und ordnet sie einer Aufgabe zu.
- Ein Mitarbeiter prüft den Vorschlag oder lässt ihn bei geringem Risiko automatisch durchlaufen.
- Nur das geprüfte Ergebnis, nicht der ganze Vorgang, wird über eine Schnittstelle ins bestehende System geschrieben.
Das bestehende System muss dafür nicht verändert werden. Es liefert Stammdaten, nimmt Ergebnisse entgegen und bleibt die Instanz, in der Buchhaltung, Personalverwaltung oder Auftragsabwicklung tatsächlich stattfinden.
Warum nicht gleich ein neues Gesamtsystem
Ob ein integriertes System einer Kombination aus Einzellösungen wirklich überlegen ist, gilt in der Forschung als offene Frage. Stefan Strohmeier, Inhaber des Lehrstuhls für Management-Informationssysteme an der Universität des Saarlandes, sagt dazu im Gespräch mit der Personalwirtschaft: Der Nutzen digitaler Systeme sei gut belegt, ihm seien aber keine Studien bekannt, die integrierte Plattformen systematisch mit Einzelsystemen vergleichen. Entscheidend sei nicht das Label, sondern die Architektur: ob ein System Schnittstellen, gemeinsame Datenmodelle und die Anbindung von Speziallösungen zulässt.
Für die Kaufentscheidung heißt das: Ein bestehendes ERP oder Verwaltungssystem muss nicht schlechter sein als eine neue Plattform, solange es sich öffnen lässt. Die Frage ist dann nicht mehr „welches System“, sondern „welche Schnittstelle“.
Welche Schnittstellen das ermöglichen
Auf der Marketingmesse DMEXCO in Köln zeigte sich, wie verbreitet dieser Ansatz inzwischen ist. Der Werbetechnik-Anbieter Adform demonstrierte, wie Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Copilot über das Model Context Protocol (MCP) mehr als 800 Funktionen seiner Buchungsplattform Flow steuern, ohne dass Flow selbst ersetzt wird. Auch die Agentursoftware Orbit von Teamleader erhielt zur Messe eine MCP-Schnittstelle. MCP regelt dabei nur, wie ein Tool mit einem System spricht, nicht, wie mehrere Tools untereinander Aufgaben abstimmen, dafür entstehen derzeit weitere Standards in der Branche.
Auch auf Infrastrukturebene setzt sich dieses Muster fort. Amazon hat seinen Nachrichtendienst EventBridge so erweitert, dass sich Ereignisse zwischen eigenen Anwendungen, angebundenen SaaS-Diensten und weiteren Systemen weiterleiten lassen, mit fester Reihenfolge und bis zu einem Jahr Datenhistorie. Der Zweck ist derselbe wie bei MCP: Teams und Systeme bleiben getrennt, tauschen aber gezielt Informationen aus, statt in einem gemeinsamen Monolithen zusammengeführt zu werden.
Ein Beispiel aus der Verwaltung
Der Bundestag geht einen vergleichbaren Weg, allerdings mit einem selbst entwickelten Werkzeug. Bis Ende des Jahres soll ein eigener Chatbot für Abgeordnete und Mitarbeitende einsatzbereit sein, umgesetzt von einem Berliner Startup. Vizepräsidentin Andrea Lindholz beschreibt das System als unterstützendes Werkzeug für Routineaufgaben wie Transkription, sprachliche Überarbeitung oder das Sortieren von Bürgeranliegen. Die Lösung bindet verschiedene Sprachmodelle flexibel ein und maskiert personenbezogene Daten, bevor sie das eigentliche KI-System erreichen. Die bestehende Parlamentsverwaltung wird dabei nicht ersetzt, das Tool ergänzt sie und läuft zunächst zwölf Monate zur Probe.
Was das für Kosten und Investitionsschutz bedeutet
Wer Aufgaben in ein kleines, spezialisiertes Tool auslagert statt eine neue Gesamtlösung einzuführen, spart nicht nur Migrationsaufwand. Bereits getätigte Investitionen in das bestehende ERP oder Verwaltungssystem bleiben erhalten, Lizenzen, Datenmodelle und eingespielte Abläufe müssen nicht neu aufgebaut werden. Gleichzeitig lassen sich fehlende Funktionen gezielt nachrüsten, ohne dass das Kernsystem an Bedeutung verliert.
Wo die Grenzen liegen
Nicht jede beworbene Funktion in solchen Tools ist tatsächlich KI im engeren Sinn. Strohmeier unterscheidet zwischen echten KI-Funktionen, die mit gelernten Mustern arbeiten, etwa beim Zusammenfassen von Texten oder beim Matching von Informationen, und regelbasierter Automatisierung wie Erinnerungen oder Genehmigungsrouten. Beides kann nützlich sein, sollte beim Einkauf aber unterschieden werden.
Zudem gelten bei Entscheidungen mit erheblicher Wirkung, etwa Einstellung, Kündigung oder Vergütung, rechtliche Grenzen, insbesondere Art. 22 DSGVO bei ausschließlich automatisierten Entscheidungen. Ein Tool kann Vorschläge liefern und Daten aufbereiten, die finale Entscheidung sollte bei einem Menschen bleiben.