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Weniger übertragen, nachfragen und nacharbeiten
Der Prozessassistent erkennt Inhalte, bereitet Daten auf und stößt den nächsten Schritt an. Unklare Fälle gehen an einen Mitarbeiter.
Geeignete Ausgangssituationen
Der Assistent übernimmt festgelegte Arbeitsschritte zwischen Postfächern, Dokumenten und Geschäftssystemen.
- Daten werden aus E-Mails oder PDF-Dateien abgeschrieben.
- Vorgänge müssen in mehreren Systemen angelegt werden.
- Freigaben werden per E-Mail nachverfolgt.
- Rückfragen entstehen, weil Angaben fehlen.
- Standardisierte Aufgaben bleiben in Spitzenzeiten liegen.
- Prozesswissen liegt bei wenigen Mitarbeitern.
Zwei Beispielabläufe
Service-Postfach
- Eine E-Mail geht im zentralen Postfach ein.
- Der Assistent erkennt Anliegen, Kunde und Dringlichkeit.
- Anhänge werden ausgelesen und dem Vorgang zugeordnet.
- Das System prüft, ob Pflichtangaben fehlen.
- Es erstellt einen Antwortentwurf oder fordert Angaben nach.
- Ein Mitarbeiter prüft den Vorschlag, wenn die Regel dies verlangt.
- Der Vorgang wird im Ticketsystem oder CRM aktualisiert.
Dokumenteneingang
- Ein Dokument trifft per E-Mail oder Upload ein.
- Dokumentart und relevante Felder werden erkannt.
- Werte werden gegen Stammdaten oder Regeln geprüft.
- Abweichungen gehen in eine Prüfliste.
- Freigegebene Daten werden an das Zielsystem übertragen.
- Verarbeitung und Freigabe werden protokolliert.
Kontrollpunkte
- Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln
- Schwellenwerte für automatische Bearbeitung
- Freigabe bei finanziellen oder rechtlichen Folgen
- Eskalation bei Widersprüchen
- Wiederanlauf bei technischen Fehlern
- Protokoll aller Systemaktionen
Technischer Hintergrund
Für die Ausführung kombinieren wir Workflows und KI-Agenten. Der Workflow legt den erlaubten Ablauf fest. Ein Agent wird dort eingesetzt, wo Inhalte verstanden, Informationen zusammengeführt oder Werkzeuge innerhalb klarer Grenzen genutzt werden müssen.
Als technische Ausführungsschicht setzen wir unter anderem n8n ein.